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Sep 29 2023
La facture d’acompte
La facture d'acompte

Pour commencer, la facture d’acompte peut se révéler très utile dans plusieurs cas :

  • En premier lieu, elle permet de couvrir les frais nécessaires à la réalisation du service ou de la fourniture du bien dans le cas de coûts élevés. De cette manière, vous pouvez commencer à travailler sans faire de trou dans votre trésorerie.
  • Ensuite, elle vous engage vous, ainsi que votre client, à aller jusqu’au bout de la vente. Votre client devra payer l’acompte ainsi que la somme totale de la facture. De ce fait, cela permet d’éviter les impayés.
  • Enfin, il y a également un intérêt pour votre client, qui est la répartition des coûts, afin de ne pas payer une grosse somme en une seule fois.

Qu’est-ce qu’un acompte ?

Celui-ci est un versement partiel à valoir sur le montant de la facture finale qu’un client paie à une entreprise, après la conclusion du contrat de vente.

Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?

Il s’agit du justificatif de paiement d’un acompte. En effet, une facture qui fait état d’un dépôt.

Qu’elles sont les mentions obligatoires ?

Les mentions obligatoires sont les mêmes qu’une facture classique.

Les mentions obligatoires d’une facture

A savoir qu’elle doit faire référence au devis initial “ Acompte sur le devis <référence du Devis> ”.

La TVA est-elle a facturée sur ce genre de facture ?

En étant assujetti à la TVA :

  • Pour les prestations de services, vous devez demander la TVA sur les acomptes.

  • Pour les transactions concernant une livraison de biens, vous ne pourrez facturer la TVA qu’à la livraison. Il faut donc établir la facture hors taxes.

En étant pas assujetti à la TVA, les montants doivent apparaître Hors Taxes.

Comment établir la facture finale ?

Ensuite vient la facture de solde qui reprend les informations du devis et des factures précédentes (acompte ou situation). Doit y figurer tous les acomptes réglés avec les numéros, montants et dates des factures associées.

Cependant, si vous êtes soumis à la TVA, attention à ne pas facturer une seconde fois la TVA déjà perçue.

Comment annuler une facture d’acompte ?

Il n’est pas possible de supprimer ni de modifier une facture d’acompte. Afin de l’annuler, il vous faudra la transférer en facture d’avoir.

En résumé

Demander un acompte permet de sécuriser une transaction tout en limitant l’avance de trésorerie et les risques d’impayés.

Toute demande doit figurer sur le devis et faire l’objet d’une facture d’acompte.
Cette facture répond aux mêmes règles qu’une facture classique à la différence qu’elle doit mentionner “facture d’acompte”.

Si vous êtes redevable de la TVA, vous devez la facturer sur votre facture en cas de prestation de service. Dans le cas de vente de biens, vous ne collectez la TVA qu’au moment de la facture de solde ou facture finale.

SOLYT'GESTION 1 Commentaires
Sep 28 2023
Annuler/Modifier vos factures – Gestion administrative – Solyt’Gestion
Annuler/modifier vos factures - Solyt'Gestion

Pour commencer, à titre d’information, voici le lien d’un précédent article sur les mentions obligatoire d’une facture.

Pour cet article, il faut savoir qu’en cas d’erreur ou de remise accordée après son émission, vos factures peuvent être annulées ou rectifiées.

Cependant, la loi française interdit de la supprimer, car il ne doit pas y avoir de trou dans la numérotation.
En effet, elles doivent avoir une numérotation séquentielle, chronologique et continue, ce que l’administration fiscale doit pouvoir vérifier.

Voici ci-dessous quelques explications sur comment les corriger ou les annuler en fonction des cas.

Corriger vos notes après l’envoi au client

Dans le cas où vous l’avez transmise à votre client et qu’il ne l’a pas encore réglé, afin de modifier celle-ci, il vous faut effectuer une facture rectificative.
Celle-ci reprend tous les éléments du document qu’elle remplace.

Attention, toutefois, à lui donner un nouveau numéro et à y faire mention de celle qu’elle remplace.
Vous devez donc faire apparaitre la mention « Annule et remplace la facture n° (numéro de celle qui est remplacée) ».

Pensez également à contacter rapidement votre client pour lui demander de ne pas tenir compte de la première facture et de ne surtout pas la régler.

Annuler vos notes déjà réglés

Pour le cas où vous l’avez transmise à votre client et qu’il l’a déjà réglé, afin de l’annuler vous n’avez pas d’autre choix que d’éditer un avoir.

Il s’agit d’une facture qui permet de corriger ou d’annuler tout ou partie de la note de doit.

L'annuler intégralement

Cet avoir tient lieu de notification d’annulation et remboursement intégral de la note d’origine.
Vous pouvez faire un avoir si vous devez ajouter des biens et/ou prestations supplémentaires. Qui font suite à des prestations ou des travaux déjà facturés et payés.

Il faudra annuler l’originale avec l’avoir. Puis en refaire une nouvelle sans oublier de faire référence à celle qu’elle remplace dans l’objet ou les annotations du document.

L'annuler partiellement

Dans ce cas, l’avoir fait office de notification d’un remboursement partiel de la facture initiale.

En résumé

Il n’est pas toujours nécessaire d’annuler vos factures initiales en cas d’erreur si vos clients ne les ont pas encore réglés. Vous pouvez éditer une rectificative.

En revanche, dans le cas où c’est déjà réglée, vous devez l’annuler ou rectifier par un avoir.

SOLYT'GESTION 1 Commentaires
Sep 27 2023
Le calcul des différents résultats de l’activité
Le compte de résultat

Comme mentionné dans mon précédent article « l’analyse de l’activité par le chiffre d’affaire et les charges afférentes« , découvrons maintenant la formation des résultats de l’activité.

Tout d’abord, le compte de résultat de l’entreprise peut se décomposer en plusieurs résultats. Exploitation, Financier, Exceptionnel et Net (synthèse de divers résultats).

Le compte de résultat présenté en liste

En premier lieu, dans le compte de résultat présenté en liste, les produits et les charges sont organisés en trois parties :

  • Exploitation, issus de l’activité normale et courante de l’entreprise.
    Les produits doivent être suffisants pour couvrir les charges normales de l’entreprise ;

  • Financiers, donnant souvent un résultat financier négatif.
    Ce qui n’est pas alarmant en soi puisque les produits financiers sont souvent faibles. En effet, ce n’est pas l’objectif d’une entreprise de générer des produits financiers.
    Une entreprise a souvent des charges financières correspondant aux intérêts des emprunts contractés pour les besoins de son activité ;

  • Exceptionnels, prenant en compte les opérations qui ne sont pas liées à l’activité courante ni financière de l’entreprise.
    Pour les produits, il peut s’agir de la vente d’une immobilisation, de dons, de dégrèvements d’impôts.
    Pour les charges, de la destruction d’un bien par une catastrophe naturelle, de pénalités sur marché, d’amendes fiscales ou pénales, etc.

Les différents résultats dans le compte de résultat

En second lieu, étant donné que les produits et les charges d’une entreprise peuvent être de trois types, il existe donc trois résultats différents :

  • D’exploitation, résultat réel de l’activité « normale » de l’entreprise, de son cœur de métier ;

  • Financier, témoin de la situation financière de l’entreprise en fonction de ses choix de financement et de placement ;

  • Exceptionnel, qui concerne des faits de gestion exceptionnels. Opérations de gestion ou opérations en capital, c’est-à-dire en lien avec des cessions d’investissements.

De ce fait, la décomposition du résultat net en plusieurs résultats permet d’analyser plus finement la formation du résultat.
Ainsi, un résultat déficitaire ne sera pas interprété de la même façon s’il est dû à un événement exceptionnel (grosse réparation) ou à une dégradation importante de la marge sur les ventes.

Le résultat d’exploitation

Tout d’abord, le résultat d’exploitation.
Ce résultat est obtenu par la différence entre les produits d’exploitation (chiffre d’affaires et autres produits d’exploitation) et les charges d’exploitation (charges les plus courantes).
Le résultat d’exploitation permet de connaître la véritable rentabilité de l’entreprise. Avant la prise en compte des modalités de financement de l’entreprise. Mais aussi, des charges exceptionnelles ou produits des cessions, de l’impôt sur les bénéfices.
Il traduit des gains dégagés par l’activité courante de l’entreprise.

Le résultat d’exploitation est un ratio intéressant pour fournir à un investisseur une bonne image des performances intrinsèques d’une société qu’il cherche à financer.

Il doit être bénéficiaire, puisqu’il porte sur son activité récurrente, sans quoi sa survie à moyen terme est compromise.

Financier

Ensuite, le résultat financier.
Il s’obtient par la différence entre les divers produits financiers. (Coupons, intérêts des placements, produits nets des ventes de valeurs mobilières de placement, etc…).
Et les charges financières. (Coût d’intérêt des remboursements bancaires, pertes en change, charges nettes sur les ventes de valeurs mobilières de placement…).

En pratique, un résultat financier est souvent négatif pour une entreprise (sauf pour les sociétés financières) et renseigne sur son endettement. En effet, toute entreprise s’endette pour investir et paie de ce fait des intérêts financiers. De même, à l’occasion d’une trésorerie négative, même temporaire, l’entreprise règle des frais (agios) sur ses découverts bancaires.

Le résultat financier et le résultat d’exploitation forment le résultat courant.

Le résultat financier est une des composantes du résultat net (résultat d’exploitation + résultat financier + résultat exceptionnel).

Courant avant impôts

Puis, le résultat courant avant impôts.
Solde intermédiaire de gestion, il est l’addition du résultat d’exploitation et du résultat financier. C’est-à-dire des produits et charges liés au fonctionnement quotidien de l’entreprise, que son activité soit industrielle, commerciale ou financière.

Le résultat courant avant impôts ne prend pas en compte les éléments exceptionnels ni l’impôt sur les bénéfices. Il est un indicateur de gestion indispensable puisqu’il permet d’évaluer la marge que l’entreprise est capable de dégager sur son activité normale.

Exceptionnel

Egalement, le résultat exceptionnel.
Il s’obtient par différence entre les produits exceptionnels et les charges exceptionnelles.
Il correspond au résultat qui n’est pas lié à l’exploitation normale de l’entreprise. Et ne s’inscrit pas de façon durable dans ses résultats futurs.
Un fort résultat exceptionnel peut amener une entreprise à dégager du bénéfice (ou générer une perte). Alors que son résultat net serait négatif (ou positif) sans sa prise en compte. Il faut l’étudier avec soin pour ne pas fausser l’analyse du résultat global de l’entreprise.

Net

Et enfin, le résultat net.
Il est la différence entre les produits et les charges d’une entreprise. Il correspond donc tout simplement au bénéfice lorsque le résultat est positif. Ou à la perte, ou déficit, lorsque le résultat est négatif.
Il est calculé chaque année, pour l’exercice comptable.

Etant le solde final de l’activité, le résultat net d’une entreprise agrège les résultats d’exploitation, financier et exceptionnel. Vus précédemment, auxquels il faut enlever la participation des salariés, lorsqu’elle existe, et les impôts sur les bénéfices.

Dans un prochain article, je vous développerais une autre lecture du compte de résultat possible en calculant des soldes intermédiaires de gestion (SIG). Outils d’analyse essentiels, ils vont permettre de suivre les différentes étapes de la formation du résultat. Mais aussi d’établir des comparaisons dans le temps et par rapport aux moyennes de la profession.

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Sep 26 2023
L’analyse de l’activité par le chiffre d’affaires et les charges afférentes

Pour commencer, l’analyse de l’activité de l’entreprise se fonde sur le compte de résultat.
Celui-ci permet de dégager le résultat de l’entreprise. Qui peut être déficitaire (une perte) ou bien bénéficiaire (un bénéfice).

Ce résultat est ainsi obtenu par différence entre les divers types de produits et de charges. Mais, la simple élaboration des comptes, comme définie dans l’article du Code de Commerce, est insuffisante pour analyser l’activité.

Analyse

L’élaboration du compte de résultat, une obligation comptable

Ensuite, l’étude du compte de résultat dans une démarche de gestion va au-delà des obligations comptables. Précisées dans l’article L123-12 du Code de commerce.

« Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement.

Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise.

Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable.»

En effet, le compte de résultat mesure les flux concernant l’activité de l’entreprise. Cela au cours d’une période donnée appelée exercice comptable, s’étalant sur 12 mois.
Aussi, il est établi sur les imprimés Cerfa n°2033-B pour les entreprises relevant du régime simplifié d’imposition. Et sur les imprimés n°2052 et 2053 pour les entreprises relevant du régime réel normal d’imposition.

Puis, de l’enregistrement comptable obligatoire, il convient ensuite de passer à l’étude de la ventilation des charges de la structure. Et à celle des produits pour la partie exploitation courante.

La ventilation du chiffre d’affaires par nature d’activité

Le compte de résultat, bien que synthétique, comporte toutes les charges et produits d’un exercice comptable. Celui-ci répartis par nature (d’exploitation, financiers, exceptionnels).
Le résultat réalisé sur l’exercice permet donc une première appréciation quant au niveau du résultat de l’activité. Une analyse simple peut-être également réalisée pour mieux visualiser la répartition du chiffre d’affaires de l’entreprise et des charges.

De ce fait, une fois connue la ventilation de l’activité par nature (exemple : répartition du chiffre d’affaires pour les ventes de marchandises et les prestations de services), il est intéressant de connaitre la répartition mensuellement pour avoir une vision dans le temps.

La répartition du chiffre d’affaires mensuel

Egalement, la répartition du chiffre d’affaires mensuel permet d’analyser les ventes tout au long de l’exercice. Il est nécessaire de l’étudier par type d’activité.

À partir des chiffres fournis par la comptabilité, on répartit donc les ventes de chaque mois par type d’activité.

La répartition et l'analyse des charges

De la même façon qu’il est intéressant de faire une ventilation du chiffre d’affaires, il est utile de regarder la répartition des charges sur l’année.

Pour cela, à partir du compte de résultat, une synthèse des principales masses de charges est réalisée. Pour réaliser ce travail, il faut s’appuyer sur les numéros des comptes utilisés en comptabilité. Et également regrouper les charges propres à l’activité et celles propres au fonctionnement.

Enfin, pour réaliser une analyse de l’activité la plus fiable possible, il est nécessaire de travailler sur les documents comptables relatifs aux trois derniers exercices. D’étudier l’évolution du chiffre d’affaires, des diverses charges, du résultat… et éventuellement de voir l’impact des décisions prises.

Pour terminer, après avoir étudié l’activité par le chiffre d’affaires et les charges, il est intéressant de s’attacher à la formation des résultats.

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Sep 25 2023
La fixation du prix de vente

En premier lieu, la fixation du prix de vente est l’une des décisions les plus cruciales pour tout entrepreneur ou propriétaire d’entreprise.
En effet, c’est un équilibre délicat entre maximiser les profits, rester compétitif sur le marché et s’assurer que les clients sont prêts à payer le prix.
Voici donc quelques points clés à prendre en compte lors de la fixation de vos prix de vente.

Fixer son prix de vente

Connaissance du Marché

Tout d’abord, avant de fixer un prix, vous devez comprendre le marché dans lequel vous opérez. Qui sont vos concurrents ? Quels sont leurs prix ? Quelles sont les attentes des clients en matière de prix dans votre secteur ? Cette connaissance est essentielle pour définir un prix compétitif.

Le coûts de revient sur le prix de vente

Puis il vous faut calculez vos coûts de revient avec précision. Cela inclut les coûts directs (matériaux, main-d’œuvre) et les coûts indirects (loyer, services publics, salaires). Assurez-vous également de tenir compte de tous les coûts pour vous assurer de couvrir vos dépenses et de réaliser un profit.

Marge de profit

Par ailleurs, il vous faut déterminez la marge de profit que vous souhaitez réaliser. Cela dépend de vos objectifs financiers à court et à long terme. Assurez-vous que votre prix de vente vous permet de réaliser la marge souhaitée après avoir pris en compte les coûts.

Perception

Les clients sont prêts à payer en fonction de la valeur perçue. Si vous pouvez démontrer que votre produit ou service offre une valeur exceptionnelle, vous pouvez généralement facturer un prix plus élevé. Soyez clair sur les avantages que votre produit ou service apporte à vos clients.

Flexibilité du prix

Soyez prêt à ajuster vos prix en fonction de l’évolution du marché, de la concurrence ou des commentaires des clients. La flexibilité est essentielle pour rester compétitif et réactif.

Stratégie de tarification

Choisissez une stratégie de tarification qui correspond à votre marché et à votre entreprise. Cela peut être une tarification par rapport à la concurrence, une tarification basée sur la valeur perçue, une tarification dynamique, ou d’autres approches.

Test et adaptation du prix

N’ayez pas peur de tester différentes stratégies de tarification pour voir ce qui fonctionne le mieux. Écoutez les commentaires des clients et ajustez vos prix en conséquence.

En fin de compte, la fixation du prix de vente est un processus continu. Il n’y a pas de formule magique, mais en comprenant votre marché, en calculant vos coûts avec précision et en ayant une stratégie de tarification solide, vous pouvez optimiser vos prix pour maximiser les profits tout en offrant une valeur exceptionnelle à vos clients.

Pour conclure, ne laissez pas la tarification être un obstacle à votre réussite.
Solyt’Gestion propose un service d’aide à la fixation des prix pour vous accompagner dans cette démarche cruciale pour votre entreprise.
Profitez de notre expertise pour établir des prix compétitifs tout en maximisant vos marges.

Laetitia OLIVIER – Assistante administrative, comptable et commerciale de Solyt’Gestion.

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Sep 22 2023
Le tableau croisé dynamique

Le tableau croisé dynamique, particulièrement utile pour synthétiser des valeurs prises dans une liste de données (ou provenant d’une base de données), car il fait son tour de magie sans que vous ayez à créer des formules pour effectuer ces opérations.
Il vous permet aussi d’examiner et d’analyser facilement et rapidement les relations inhérentes à leurs sources de données (qu’il s’agisse de séries de valeurs traitées directement sous Excel, ou de tables lues dans des bases de données externes gérées à l’aide d’un programme autonome).

tableau croisé dynamique - Solyt'Gestion

Définition du tableau croisé dynamique

En fait, comme son nom l’indique, nous « croisons » les données d’une liste.

Imaginez que vous ayez une longue liste de données, très longue. Plusieurs étiquettes de colonnes, des informations alphabétiques, numériques etc. Le tableau croisé dynamique créé à partir de cette longue liste va vous permettre d’obtenir notamment des statistiques.

Les tableaux croisés sont extrêmement intéressants, car ils vous permettent de synthétiser des données en utilisant une belle variété de fonctions (même si la totalisation avec SOMME est celle qui reste la plus courante).

Lorsque vous définissez un tableau croisé dynamique, il y a plusieurs décisions à prendre :  la fonction de regroupement, les colonnes (ou les champs) auxquelles cette fonction s’appliquera et les colonnes (ou champs) avec lesquelles ces calculs devront (justement) se croiser.

Contrairement aux idées reçues, un tableau croisé est un outil simple d’utilisation. Cependant, pour pouvoir utiliser pleinement cet outil, d’une façon très précise, les données seront ordonnées.

Comment bien l'utiliser ?

Dans un tableau croisé aucune ligne de vos données ne doit être vide. Un nom unique doit renseigner les en-têtes de colonnes. Chaque ligne du tableau représente une valeur unique (un produit, une vente…). Et enfin, vous ne devez jamais avoir des données faisant déjà l’objet d’opération de regroupement, les données devront se dissociées.

Les graphiques croisés dynamiques

Le tableau croisé dynamique en place, vous pouvez créer le diagramme qui lui correspond afin de visualiser graphiquement vos données.
Présenter ses données sous forme d’un graphique est toujours plus intéressant que de les présenter sous forme d’un tableau de valeurs. Les différences entre les valeurs se remarqueront visuellement alors qu’entre plusieurs nombres juxtaposés, cela peut devenir complexe.

Laetitia de Solyt’Gestion – Assistante administrative, comptable et commerciale.

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Sep 21 2023
Les indicateurs commerciaux
indicateurs commerciaux

Afin d’évaluer la rentabilité d’une activité commerciale, il est nécessaire d’avoir des indicateurs.

Calcul des indicateurs

Marge commerciale

Tout d’abord, la marge commerciale est l’indicateur de référence. Il peut être complété par un calcul de taux de marge ou de marque.

Elle est le seul indicateur commercial présent dans les soldes intermédiaires de gestion. Pour l’obtenir, on calcul la différence entre le chiffre d’affaires et le coût d’achat des marchandises vendues.
Cet indicateur peut être calculé pour l’activité globale de l’entreprise ou spécifiquement pour une opération commerciale.
Sert à faire face aux autres charges et à dégager du bénéfice.

Taux de marque

Ensuite, le taux de marque correspond au pourcentage de la marge commerciale sur le prix de vente unitaire ou le chiffre d’affaires global. On l’obtient en divisant la marge commerciale par le prix de vente et en multipliant le résultat par cent.

Coefficient multiplicateur

Enfin, le coefficient multiplicateur, permet de déterminer le prix de vente à partir du coût d’achat. L’on divise le prix de vente par le coût d’achat.

Peut également se calculer directement en additionnant 1 au taux de marge.

Il peut servir à déterminer le prix de vente d’un bien, en cas de modification du coût d’achat.

Les logiciels de gestion commerciale offrent la possibilité d’automatiser le calcul des prix de vente avec le coefficient multiplicateur à tout changement de coût d’achat.

En gestion, les calculs sont HT. Pour autant, les entreprises commerciales vendant aux particuliers utilisent souvent un coefficient multiplicateur TTC afin de simplifier le calcul du prix public.
Dans ce cas, pour les calculs d’indicateurs, il sera nécessaire de le déterminer HT afin de respecter les règles de gestion.
Les entreprises de production n’ont pas, en termes de gestion, de marge commerciale. Pour autant, lors de leurs opérations de vente, elles peuvent réaliser ces mêmes calculs pour leur gestion interne.

Les factures et les indicateurs commerciaux

Chaque opération commerciale peut faire l’objet de calculs commerciaux spécifiques.

La facture étant un document commercial, il est possible de calculer des indicateurs commerciaux courants, utiles pour connaître la performance de l’opération commerciale.

Néanmoins, il est important de faire attention lors d’une négociation commerciale de ne pas vendre en deçà du coût d’achat. En effet, tout d’abord c’est interdit, et ensuite, la marge commerciale unitaire serait négative, cela serait donc une vente à perte.

Dans le cas de réduction commerciale, il convient de prendre le dernier net commercial pour le calcul des indicateurs commerciaux. En cas de réduction financière, l’escompte n’est pas pris en compte dans les calculs commerciaux.

Laetitia de Solyt’Gestion – Secrétaire comptable indépendante et gestionnaire de transport externe .

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Sep 20 2023
La préparation comptable
expert comptable

Tout d’abord, toutes les entreprises doivent s’organiser sur le plan comptable.

Non seulement dans le but de respecter les obligations auxquelles elles sont soumises mais également pour connaître en temps réel l’état de leur santé financière.

Qu’est-ce que la préparation comptable pour votre expert-comptable

En premier lieu, la préparation comptable caractérise l’ensemble des techniques qui vont permettre de préparer les pièces comptables à fournir à l’expert-comptable.
Nécessaires pour la saisie des comptes et la production d’éléments comptables. Balance, grand livre, comptes de résultat, bilans, déclaration de TVA, déclaration d’impôts…

Qu’est-ce qu’une pièce comptable

A savoir que les pièces comptables sont des pièces qui permettent de justifier de la sincérité et de la transparence des comptes.

Ainsi, la loi oblige, d’une part, les entreprises à enregistrer les opérations financières au travers de documents comme le grand livre ou le livre journal. Et, d’autre part, à conserver la totalité des pièces qui prouvent ces opérations.

Que faut-il fournir à votre expert-comptable

De ce fait, il faut transmettre à votre expert-comptable différentes pièces que je vous énumère ci-dessous.
De tel sorte que ce soit, le plus régulièrement possible, idéalement, chaque mois. Afin qu’il puisse saisir les chiffres dans des comptes qui correspondent, pour chacun, à un élément du patrimoine ou bien de l’activité de votre entreprise.

Les pièces sont les suivantes :

  • Recettes : Factures de ventes ;
  • Dépenses : Factures d’achats (y compris justificatifs d’achats CB), Administration fiscale (IS – TVA – PAS – TVS – CFE …), fiches de paies ;
  • Banque : Relevés de comptes, factures de frais/commissions bancaires, bordereaux de remises de chèques, prêts en cours. Les contrats (bail, échéancier de paiement d’un crédit, assurances, …) et éléments du livre de caisse si vous en avez un.

Comment bien préparer les documents à fournir

Tout d’abord il faut bien effectuer son classement. Pour qu’un classement soit efficace, il faut le faire de façon méthodique.

Que vous optiez pour le classement papier ou le classement informatique, les documents sont tous à classer chronologiquement. (Pour le classement papier, le plus récent sur le dessus).

Ainsi prévoyez 5 dossiers :

  • Achats : toutes les factures fournies par vos fournisseurs ;
  • Ventes : toutes vos factures émises à vos clients;
  • Trésorerie : tous vos relevés de banque de tous les comptes bancaires de votre société ;
  • Caisse : si vous en avez une ;
  • OD : toutes les opérations diverses comme les remboursements d’assurance.

Ensuite, il est vivement conseiller de mettre en place une numérotation (codification propre à l’entreprise) des factures d’achats, voire de ventes. Qui va permettre de communiquer bien plus facilement avec votre expert-comptable et également lui faciliter le travail.

Enfin, faciliter le rapprochement bancaire. Chaque document comptable étant maintenant numéroté, vous pourrez ensuite, pourquoi pas, annoter votre relevé bancaire. En indiquant sur chaque ligne de mouvement bancaire, le code de la pièce à y associer.

Pour conclure, l’organisation comptable est la base de votre système d’information.

Avoir recours aux services de Solyt’Gestion vous permettra de vous libérer du temps et de gagner en sérénité.

Aujourd’hui, grâce à la dématérialisation des factures et l’existence des plateformes collaboratives, il est devenu possible de prendre en charge ce type de mission à distance.
Tout en conservant son efficacité et sa rapidité d’exécution.

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Sep 19 2023
Les activités et les cycles dans l’entreprise
compte de résultat

Comme mentionné dans mon précédent article «Les flux et documents de gestion», il y a trois niveaux très utiles pour l’analyse de l’activité.

En effet, dans le compte de résultat, l’activité se « découpe » horizontalement avec trois cycles : exploitation, financière et exceptionnelle. Je vais donc aborder ce sujet plus en détail.

Pour commencer, les activités mises en œuvre pour le fonctionnement des organisations s’inscrivent dans un cadre récurrent : le cycle. En gestion, cela peut se traduire par la répétition régulière d’opérations sur une période donnée, qui correspond généralement à l’année civile.

La notion de cycle dans le compte de résultat

Exploitation

Tout d’abord, le cycle d’exploitation concerne toutes les organisations. Il se détermine de trois façons selon les entreprises :

  • Production de biens, il s’agit de la durée entre l’approvisionnement de matières premières achetées, et la vente des produits finis ;
  • Production de services, la durée du cycle se détermine entre la demande de réalisation du service et sa finalisation pour le client ;
  • Commerciale, c’est-à-dire qui achète pour vendre en l’état, le cycle d’exploitation représente la durée entre l’entrée des marchandises et leur revente.

Lorsqu’il existe, on y intègre également, le cycle de production. Il ne touche que les entreprises industrielles ou de prestations de services (attention, les entreprises commerciales n’ont pas de cycle de production).

Pour les entreprises industrielles, il s’agit de la durée nécessaire à la transformation des matières premières en produits finis. Pour les entreprises de services, la durée du cycle se détermine du début de la réalisation de la prestation à son achèvement.

Financier

Puis, les cycles :

  • de financement,
  • d’investissement,
  • d’exploitation,

sont les cycles financiers utilisés par l’analyse financière pour décrire et analyser le fonctionnement de l’entreprise.
Je reviendrais sur le cycle de financement et le cycle d’investissement dans un prochain article.

Exceptionnel

Enfin, le cycle exceptionnel qui concerne toutes les activités qui ne se rapportent pas au cycle normal d’exploitation de l’entreprise.

Les cycles et le besoin en fonds de roulement

Le cycle d’exploitation, dans le compte de résultat, génère le besoin en fonds de roulement (BFR). À l’occasion des décalages dans le temps entre les flux réels (achat, ventes et constitution de stocks) et les flux financiers correspondant (règlement des dettes financières et encaissement des créances clients). C’est décalages provoquent des besoins de financement, appelés besoins en fonds de roulement.

Il est donc important d’être attentif à la structure du cycle d’exploitation. En effet, ce dernier a des incidences sur le BFR et sur la trésorerie.

Laetitia OLIVIER – Secrétaire comptable indépendante de Solyt’Gestion.

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Sep 18 2023
Les flux et documents de gestion
flux

Pour commencer, il est très important d’identifier les flux de gestion, afin de pouvoir faire le lien entre la comptabilité générale et la gestion.
En effet, chaque opération comptable se traduit par un enregistrement dans des comptes, qui a des incidences dans les documents de gestion.

Caractéristique des flux

Premièrement, un flux de gestion se compose comme suit : son utilisation appelée emploi, son origine appelée ressource, sa nature et son montant.

  • D’abord l’emploi, qui met en évidence la destination faite du montant concerné par le flux (Traductible de la sorte : quelle utilisation de l’argent ? A quoi sert l’argent ? Où va l’argent ?)
  • Puis, la ressource, qui met en évidence l’origine du montant concerné par le flux (traductible par : d’où vient l’argent ? Quelle en est l’origine ?)
  • Enfin la nature, qui permet l’identification du flux : réel en ce qui concerne les éléments matériels, quasi réel pour les éléments immatériels et financiers pour le montant.

Les incidences des flux de gestion dans les documents de synthèse

À savoir qu’en comptabilité financière, la démarche pour appréhender les flux passe par l’enregistrement comptable sous forme de débit et de crédit.
Alors que, en gestion, l’analyse des flux passe par un raisonnement en emplois et en ressources.

Donc, pour appréhender la gestion, il n’est pas nécessaire de connaitre la comptabilité, mais le raisonnement emploi/ressource est fondamental.

Identification des emplois et des ressources

À ce propos, chaque flux va concerner au moins deux comptes, qui peuvent être de deux natures :

  • En premier lieu, d’activité:
    Les comptes positionnés en emploi mettent en évidence « ce qui coûte » ;  appelés des charges.
    Les comptes positionnés en ressource concernent « ce qui rapporte » ; appelés des produits.
    Le compte de résultat, document de gestion, comprend les comptes de charges et de produits.
  • En second lieu, de patrimoine :
    Les comptes positionnés en emploi mettent en évidence « ce que l’entreprise possède/ce qu’on lui doit (les créances) » ; ils représentent l’actif.
    Les comptes positionnés en ressource concernent « ce qu’on lui a prêté sous forme de capitaux/ce qu’elle doit (les dettes) » ; appelés passif.
    Le bilan, document de gestion, comprend les comptes d’actif et de passif.

La structure des documents de gestion

Secondement, la comptabilité générale regroupe les informations chiffrées de façon homogène et structurée dans sept classes :

  • 1 : les comptes de capitaux
  • 2 : les comptes d’immobilisation
  • 3 : les comptes de stocks et en-cours
  • 4 : les comptes de tiers
  • 5 : les comptes financiers
  • 6 : les charges
  • 7 : les produits

Par ailleurs, le plan comptable général (PCG), détaille la liste des comptes par classe. Il propose une présentation dite en systèmes au nombre de trois : abrégé, base et développé.

Effectivement, les classe de 1 à 5 concernent le bilan (patrimoine), les 6 et 7 le compte de résultat (activité).

Les documents de gestion

Le compte de résultat

En ce qui concerne le compte de résultat, il traduit l’activité de l’entreprise pendant une année comptable, appelée exercice.
Celui-ci, présenté sous forme de tableau, met en correspondance les charges (emplois d’activité) et les produits (ressources d’activité) générés pendant un exercice comptable. Il est plus pratique de faire coïncider l’année civile et l’année comptable, au moins pour des raisons de correspondance fiscale.

Le résultat, quant à lui, se calcule par différence entre les produits et les charges. Lorsque les produits sont supérieurs aux charges, le résultat est bénéficiaire et s’inscrit dans les emplois. Il met en évidence la différence entre les ressources plus élevées que les emplois. Pour le résultat débiteur, la logique est la même.

A savoir :

  • Premièrement, le compte de résultat présente les emplois et les ressources de l’activité ;
  • Ensuite, le solde de l’activité s’appelle résultat ;
  • Enfin, l’activité peut être « découpée » horizontalement avec trois strates : exploitation, financière et exceptionnelle. C’est trois niveaux sont très utiles pour l’analyse de l’activité (je reviendrai sur ce point dans un prochain article).

Le bilan comptable

Quant au bilan comptable, il traduit le patrimoine de l’entreprise à une date donnée, à l’issue d’une année comptable.
D’abord, ses emplois indiquent les postes de l’actif : ce qui appartient à l’entreprise et ce que l’on doit à l’entreprise. Il s’agit de l’état des biens et créances.
Ensuite, ses ressources, inscrites au passif, indiquent les fonds dont l’entreprise a disposé sous la forme de capitaux propres et de dettes.
Le total de l’actif est égal au total du passif, ce qui correspond à la règle fondamentale de la comptabilité en partie double. Équilibre obtenu par l’inscription du solde de l’activité issu du compte de résultat : ce solde s’appelle le résultat. Celui-ci, qu’il soit positif ou négatif, se reporte dans les capitaux propres. En ce sens, on peut considérer que le bilan s’alimente de tous les flux pris en compte par l’activité pendant l’année.

A savoir :

  • D’abord, l’actif récapitule ce que l’entreprise possède et ce qu’on lui doit. Il se décompose en deux grandes catégories : l’actif immobilisé et l’actif circulant ;
  • Puis, le passif récapitule ce que doit l’entreprise. Il se décompose en trois grandes catégories : les capitaux propres, les provisions pour risques et charges, et les dettes (emprunts, dettes exploitation et hors exploitation).

Laetitia de Solyt’Gestion – Gestionnaire de transport externe et Secrétaire comptable indépendante.

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