Les obligations et les formalités lors de l’embauche d’un salarié
L’immatriculation de l’employeur
En premier lieu, l’immatriculation est l’opération administrative qui permet d’identifier l’employeur et ses divers établissements.
Dans un premier temps, cette demande doit s’effectuer dans les 8 jours qui suivent l’embauche du premier salarié à l’aide d’un imprimé fourni par l’URSSAF collectrice des cotisations.
Un numéro d’immatriculation se verra ensuite attribué à l’entreprise. Celui-ci devra se mentionner sur les bulletins de salaire avec le lieu de prélèvement des charges de sécurité sociale.
L’embauche d’un salarié
En second lieu, en ce qui concerne l’engagement d’un salarié.
Pour ce faire, il y a la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) anciennement appelé déclaration unique d’embauche (DUE).
Avec la déclaration préalable, vous effectuez en une seule fois et auprès d’un seul interlocuteur, l’URSSAF, les formalités obligatoires liées au salarié.
La DPAE ouvre donc à votre employé tous ses droits sociaux et vous permet également d’être couvert en cas d’accident du travail.
De ce fait, la déclaration préalable est une déclaration qui vous permet de réaliser en une fois les formalités administratives obligatoires :
- L’immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale ;
- L’immatriculation du salarié au régime général de sécurité sociale ;
- L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;
- La demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
- La demande d’examen médical d’embauche ;
Vous n’avez donc qu’un seul interlocuteur : l’URSSAF, organisme chargé du recouvrement des cotisations du régime général de sécurité sociale.
Pour terminer, vous devez effectuer une déclaration préalable quel que soit votre secteur d’activité.
La DPAE
Ensuite, la DPAE concerne donc tout engagement d’un salarié, reconnu comme tel par le code du travail et relevant du régime général de la sécurité sociale. Peu importe les conditions d’exercice de la profession du salarié et la durée de son engagement. Ainsi, si vous engagez à plusieurs reprises le même salarié (extra, contrat de très courte durée, etc…), vous devez effectuer une DPAE à chaque fois.
Cas particulier :
- Si vous êtes un particulier et que vous embauchez des salariés à domicile ;
- Si vous faites appel à une entreprise de travail temporaire, c’est cette entreprise qui doit effectuer la DPAE ;
- Dans le cas où vous faites appel à un prestataire extérieur, comme Solyt’Gestion, car en effet, il ne s’agit pas d’une embauche mais d’une collaboration ;
- Dans certaines conditions, vous pouvez bénéficier de procédures simplifiées et utiliser des dispositifs et déclarations spécifiques. C’est notamment le cas pour les emplois occasionnels avec le « titre emploi service entreprise » (TESE).
La DPAE doit s’effectuer obligatoirement avant toute embauche d’un salarié et, au plus tôt, huit jours avant, au plus tard le dernier jour ouvrable avant. Elle se transmet à l’URSSAF dont relève l’établissement qui doit employer le salarié embauché.
L’immatriculation des salariés
Enfin, à votre demande, le salarié doit présenter sa carte d’assuré social. À défaut d’immatriculation de celui-ci, vous devez adresser auprès de la Caisse Primaire du lieu du domicile de l’intéressé une déclaration d’emploi d’une personne non immatriculé. Cette démarche doit s’effectuer dans les 8 jours qui suivent l’engagement.
Le salarié se verra délivrer par la suite une carte mentionnant son numéro d’immatriculation.
La déclaration annuelle des salaires
Pour terminer, à l’expiration de chaque année civile, vous devez établir une DSN (Déclaration Sociale Nominative) contenant :
- L’ensemble des rémunérations payées à vos salariés et soumises à contributions ;
- L’indication des renseignements sur l’effectif du personnel au 31 décembre de l’année considérée.
Ce document permet de vérifier les rémunérations et les cotisations sociales.