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Août 31 2023
Assistante indépendante – La retranscription audio
Retranscription

La retranscription audio consiste à retranscrire sous forme de texte un enregistrement sous format audio ou vidéo. Comptes-rendus, entretiens, interviews, débats, réunions, PV, repas professionnel …

Vous pouvez bien sûr passer par un logiciel pour une transcription automatique en ligne. Cependant, l’avantage d’une assistante par rapport à un logiciel, c’est sa capacité de reconnaissance des tics et des erreurs de langage.
D’autre part, une assistante est capable de rédiger un compte rendu intégral. Mais aussi et surtout, cela vous évitera de devoir relire et corriger les erreurs que le logiciel aura retranscrites.

Fonctionnement d'une retranscription

C’est très simple,

  • Vous faite votre enregistrement à l’aide d’un dictaphone ou de votre téléphone portable ;
  • Vous transmettez le fichier audio ou vidéo à Solyt’Gestion avec l’option souhaité. Retranscription sous forme de dictée numérique, intégrale, intégrale épurée, reformulée ;
  • Une fois le fichier retranscrit, votre assistante vous retourne un fichier texte (Word) par e-mail.

Les différentes formes de retranscription audio

La dictée numérique

Une seule personne dicte toutes les informations de façon à ce que celui qui fait la retranscription puisse facilement comprendre. Souvent ce sont les avocats, les médecins ainsi que d’autres experts qui ont l’habitude de faire traiter ce type de fichier.

Intégrale appelée également "Verbatim"

Il s’agit d’une retranscription totale, avec les rires, les répétitions, les hésitations mais aussi les erreurs de syntaxe. Retranscrits sans être corrigés ni filtrés. Les comités d’entreprises, les mairies, les étudiants, les universités, les boites de prod demandent fréquemment ce service.

Intégrale épurée

Presque totalement similaire à la retranscription totale.

À l’exception de l’effacement des répétitions, des rires et des hésitations, souvent demandés pour les réunions.

Reformulée

Une retranscription fidèle des paroles ainsi que les mots, mais rédigés de façon correcte avec rectification d’erreurs de syntaxe.

Faire appel à Solyt'Gestion

En plus de transcrire un fichier audio ou vidéo en texte, Solyt’Gestion propose également d’autres services.

Assistante administrative, comptable et commerciale et Gestionnaire de transport.

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Août 30 2023
Assistance et Gestion d’entreprise – La gestion financière
La gestion financière - Solyt'Gestion

La gestion financière concerne aussi bien la pérennité de l’entreprise que son développement. Il est donc important de mettre en place une bonne gestion financière.

Pour comprendre l’état financier de votre entreprise, il est essentiel de prendre possession de tous les documents comptables afin d’en extraire les informations.

En effet, comptabilité et gestion financière sont deux notions indissociables. Pour mieux gérer ses finances, connaître les grands principes comptables est indispensable.

La gestion financière approfondie

Déterminer la croissance à partir de la valeur ajoutée et non des chiffres d’affaires ; mesurer la rentabilité à travers le résultat net comptable dégagé.
En faisant la différence entre rentabilité commerciale et financière ; définir la solvabilité de l’entreprise en s’assurant de payer à tout moment les dettes exigibles ; et enfin, étudier les risques non financiers qui peuvent altérer la santé de l’entreprise.

Solyt’Gestion effectue une analyse approfondie des états financiers et des dépenses de votre entreprise. Afin de s’assurer que la dépense des fonds se fait le plus efficacement possible.

La gestion financière classique

La gestion financière classique nécessite beaucoup de données. A moins de détenir une formation en comptabilité, la gestion de ces informations peut rapidement s’avérer complexe.

L’’un des plus grands défis pour les détaillants est la gestion des factures. Les paiements en retard et les comptes en souffrance peuvent grandement affecter vos finances.

Les articles stockés dans votre entrepôt et leur taux de rotation ont un impact important sur votre rentabilité. Il est essentiel d’effectuer la gestion des stocks afin d’éviter les ruptures de vos articles les plus populaires. C’est comme immobiliser inutilement des fonds de stockage pour des stocks à faible rotation.

Il est essentiel d’effectuer le suivi de vos frais récurrents afin de respecter votre budget. Vous obtiendrez un portrait plus clair de la distribution de vos dépenses.

Pour les auto-entrepreneurs

Même si la comptabilité des entreprises individuelles est simplifiés, cela n’en demeure pas moins une tâche assez complexe. Notamment suite au rehaussement des limites de chiffre d’affaires impliquant des obligations comptables plus importantes.
Le micro-entrepreneur doit déclarer et payer la tva dans le cas où le seuil est dépassé.

Il peut être judicieux de faire appel à Solyt’Gestion qui pourra se charger de préparer et déclarer votre TVA.
Prendre en charge votre déclaration de revenus et également vous aider lors du changement de statut juridique si vous avez dépassé les seuils pendant deux années consécutives.

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Août 29 2023
Quand faire appel à une assistante indépendante ?
Gestion administrative - Fonctionnement d'une secrétaire à distance - Solyt'Gestion

Tout d’abord, voici quelques signes qui montrent que vous devriez contacter une assistante indépendante de Solyt’Gestion pour votre gestion administrative.

Premièrement, vous vous sentez débordé, manquez de temps pour vous et votre famille. Dormez peu pour vous occuper de l’administratif.
Deuxièmement, vous passez plus de temps à gérer les tâches administratives qu’à vous consacrer à vos clients.
C’est pour cela, qu’une aide extérieure occasionnellement ne serait pas de refus. Lors de vos absences ou de celles de votre secrétaire.
Troisièmement, vous devez faire face à un pic d’activité et avez besoin d’être secondé.
Ou encore, vous souhaitez compléter les horaires de votre secrétaire. Développer votre activité,  mais par manque de temps vous ne cessez de reporter.

Déléguez votre gestion administrative

Si cela est familier pour vous, n’attendez pas l’épuisement général, anticipez votre besoin.
Si vous savez qu’il se fera ressentir prochainement, je vous conseille de le mettre en place lorsque vous en avez la disponibilité et l’esprit serein.

Et s’il s’avère que votre activité vous permet de gérer seul votre administratif, lors de besoins occasionnels ou de surcroit d’activité, cette solution est très intéressante. Et ne vous engage en rien.
De plus, vous bénéficierez d’un regard extérieur et de conseils avisés sur votre gestion.

Qu'est-ce qu'une secrétaire indépendante

Une secrétaire indépendante est avant tout une chef d’entreprise qui propose des prestations de qualité dans différent domaine (administratif, commerciale, pré-comptable, organisationnel). Avec pour objectif principal la satisfaction et la fidélisation de ses clients.

En tant qu’assistante indépendante, j’exerce un métier de service et d’assistance.
Ma micro-entreprise, a pour objectif de faciliter le quotidien des entreprises et des particuliers avec un professionnalisme certain.

Je propose un service de qualité et ainsi fais la satisfaction non seulement de mes clients mais également de la mienne.

Laetitia OLIVIER – Gestion administrative, comptable et commerciale.
Autre service proposé par Solyt’Gestion – Gestionnaire de transport externe.

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Août 28 2023
Devenir secrétaire indépendante – Un métier à part entière
Secrétariat externalisé - Solyt'Gestion

Plusieurs compétences sont demandées pour devenir secrétaire indépendante.
Il faut être une professionnelle du secrétariat ou de l’assistanat, il ne suffit pas de savoir taper sur un clavier. Tout comme il ne suffit pas de savoir planter des graines pour se prétendre paysagiste.

Une secrétaire indépendante est avant tout une chef d’entreprise qui propose des prestations de qualité avec pour objectif principal la satisfaction et la fidélisation de ses clients.
Pour ce faire, il faut avoir les compétences techniques nécessaires et avoir les épaules pour supporter le statut de chef d’entreprise.

Le secrétariat à domicile implique une grande polyvalence car vous aurez à travailler sur des missions très différentes et pour des clients variés.
Il faut être organisé et flexible car les demandes de vos clients se feront souvent dans l’urgence. Faire preuve de grande conscience professionnelle car vous traitez des données confidentielles. Il vous faut également d’excellentes capacités en expression écrite.
Vous devez évidemment être capable de vous servir des outils de bureautiques et d’informatiques courants.

Compétences et professionnalisme dans le Secrétariat

Malheureusement pour nous, secrétaire indépendante, avec le statut d’autoentrepreneur n’importe qui peut se déclarer professionnel du secrétariat.
De ce fait, on peut constater un manque de professionnalisme et de compétences chez certaines « professionnelles ».
D’autres pratiquent des tarifs horaires bien inférieurs à la moyenne, ce qui discrédite notre profession.
Heureusement, certains professionnels l’ont bien compris, en principe des tarifs ridiculement bas signifient bien souvent un travail de qualité médiocre.
A titre d’information, la moyenne des tarifs horaires d’une secrétaire freelance se situe entre 20€ et 45€.

En tant qu’assistante indépendante, j’exerce un métier de service et d’assistance.
Ma micro-entreprise, Solyt’Gestion a pour objectif de faciliter le quotidien des entreprises et des particuliers avec un professionnalisme certain.

Si comme moi, ce métier vous passionne, réfléchissez avant de vous installer à votre compte. Prenez le temps de vous former afin de proposer un service de qualité et ainsi faire la satisfaction non seulement de vos clients mais également de la vôtre.
Excellez dans votre domaine et vous verrez à quel point cela peut être gratifiant.

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Août 26 2023
L’assistante médicale indépendante – La télétransmission

Qu'est-ce que la télétransmission ?

Le système d’échanges de données informatisés entre les différents organismes qui interviennent au moment d’un acte de soin s’appel la télétransmission. Entre le praticien et l’Assurance Maladie dans un premier temps. Entre l’Assurance Maladie et votre régime complémentaire (mutuelle) dans un second temps.

La télétransmission c’est la facturation des actes médicaux. Les feuilles de soins électroniques (FSE) c’est comme les feuilles de soins papier sauf que tout est traité électroniquement pour des traitements plus rapides et plus économiques.

Télétransmission Solyt'Gestion

Fonctionnement de la télétransmission

Tout d’abord, le praticien utilise la carte vitale du patient afin de créer la feuille de soin électronique. Ainsi, automatiquement, toutes les données administratives se remplissent.

Ensuite, le praticien ou la secrétaire, saisie les codifications de l’acte correspondant à la consultation.

Puis, la validation de la feuille s’effectue lors de la saisie du mode de règlement ou en choisissant les données de tiers payant (CMU, ALD…).

En fin de journée, la secrétaire effectue la transmission aux différents organismes de sécurité sociale (CPAM, MSA, RSI…). Pour se faire, elle sécurise les feuilles de soins. Puis, avec le code CPS (Carte Professionnel de Santé) du praticien, les organismes correspondant reçoivent le tout.

Pour ce cas simple, il s’agit surtout de médecins. En ce qui concerne les infirmières ou transporteurs sanitaires, la secrétaire transmet des documents supplémentaires à la sécurité sociale (prescriptions, bons de transports…).

Traitement des retours et des rejets

Enfin, la secrétaire vérifie les remboursements effectués au professionnel de santé, c’est le traitement des retours Noémie. Dans le cas contraire, elle fait une relance en version papier ou en feuille désynchronisée – télétransmission. En cas de rejets, elle refacture ou contacte les organismes correspondants.

Il est important d’effectuer le suivi régulier des retours. En général au bout de trois mois la sécurité sociale archive et ne procède plus aux paiements.

Solyt’Gestion aide les professionnels du milieu médical et paramédical pour tous les actes administratifs.
Gagnez en liberté à vous occuper de l’exercice proprement dit de votre métier. Pour vous faciliter le quotidien, on se charge de vos télétransmissions.

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Août 25 2023
La polyvalence d’une secrétaire indépendante

Pour commencer, il y a différents types de secrétaire freelance.
En effet, certaines sont spécialisées dans la gestion de l’administratif uniquement.
D’autres réalisent exclusivement de la permanence téléphonique.
De plus, certaines se déplacent chez le client alors que d’autres travaillent uniquement de chez elles.

Puis, il y a l’assistante indépendante polyvalente, ce qui est le cas de Laetitia de Solyt’Gestion.
Elle peut effectuer aussi bien de la gestion administrative, de la gestion commerciale que de la pré-comptabilité.
Dans son cas, une partie des prestations concerne également des fonctions de gestionnaire de transport externe. C’est fonctions sont de la gestion d’entreprise dans le domaine du transport.

Secrétaire administratif - Solyt'Gestion

Secrétaire dans l'administratif

Dans un premier temps, parlons de la secrétaire dans l’administratif qui effectue uniquement de la gestion administrative.
Spécialisée dans ce domaine, la secrétaire indépendante propose à ses clients : de la rédaction de documents, de la gestion d’emails, de la retranscription audio… et bien d’autres tâches de secrétariat.
En revanche, elle ne propose pas de permanence téléphonique et de tenue d’agenda.

Secrétaire freelance en permanence téléphonique

Ensuite, en ce qui concerne la télésecrétaire spécialisée en permanence téléphonique, elle prend en charge seulement les clients qui souhaitent transférer leurs appels téléphoniques.
Cette secrétaire gère la permanence téléphonique ainsi que la gestion d’agenda.
Par contre, elle n’effectue aucune tâche administrative pour ses clients.

Assistante indépendante polyvalente

Enfin, parmi les nombreux types d’assistantes, la secrétaire indépendante polyvalente, qui propose, comme Solyt’Gestion, diverses prestations.
Aussi bien dans l’administratif que dans le commercial ou la pré-comptabilité – un « tout en un » – est un choix avantageux car elle gère votre secrétariat en totalité.

Pour conclure, chaque domaine est différent, que vous soyez gérant de TPE/PME, auto-entrepreneur, une association, un particulier, professionnel médical ou paramédical …
Selon vos besoins et vos attentes, il vous appartient de choisir la secrétaire freelance qui vous correspond.

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Août 24 2023
Faire appel à une assistante externalisée – Les avantages
Assistante indépendante Solyt'Gestion

Pour commencer, les petites entreprises n’ont pas toujours les moyens d’embaucher un salarié.
D’autant plus que la durée minimum d’un temps partiel est de 24 heures par semaine ou de son équivalent mensuel.

De même, les auto-entrepreneurs n’ont pas forcément le temps ou les compétences pour s’occuper de la paperasse administrative et comptable. Ou encore, de gérer leurs communications téléphoniques et leur agenda.

Les particuliers également ne savent pas forcément comment s’y prendre pour créer leur entreprise. Où trouver les documents nécessaires, comment les rédiger…
Certains particuliers ont aussi besoin d’aide pour créer leur Curriculum Vitae, gérer leur budget, saisir leur mémoire, thèse …

C’est pourquoi, pour bon nombre de personnes, faire appel à une assistante externalisée est la solution idéale.

Les avantages d'une assistante indépendante

Pas d'engagement de durée

Que se soit pour un besoin ponctuel :

  • votre salarié est absent, votre entreprise connaît un pic d’activité, vous faite face à un retard administratif…

Ou pour un besoin régulier :

  • Facturation mensuel de vos clients, déclaration de TVA mensuelle, gestion de vos appels téléphoniques …

Rien ne vous engage sur la durée

Maîtrise du budget = simplicité

La facturation de l’assistante indépendante se fait en fin de mois ou en fin de mission.
Vous signez un devis avant chaque mission et vous régler la facture après chaque mission, et c’est tout ! Il n’y a aucun coût en supplément.

Ou encore, pour les besoins régulier, vous signez un contrat de prestation de service et la facturation se fait chaque fin de mois.

Solyt’Gestion vous propose un devis sous 24h maximum. Il suffit de le retourner signé et d’accepter les conditions générales de ventes  pour que la mission démarre.

Les avantages économiques d'une assistante indépendante

Une assistante externalisée travaille à distance et possède son propre matériel professionnel. Bien que la plupart effectue également leurs prestations sur site si besoin.

Vous faite donc des économies d’investissement (locaux, mobiliers, matériels, fournitures …).

Avec Solyt’Gestion vous faite encore d’avantages d’économies avec un tarif dégressif selon le nombre d’heure nécessaire à vos besoins dans le mois.

Sérénité

L’externalisation est un moyen d’éviter d’être débordé.
Si vos tâches s’accumulent, que vous ne savez plus où donner de la tête :

  • Déléguer à une assistante externe ce que vous n’avez plus le temps de faire

Organisée, elle pourra vous aider à hiérarchiser les tâches à effectuer du plus urgent au moins urgent. En déléguant, vous gagnerez un temps précieux pour vous recentrer sur vos priorités et gagner en productivité.

Solyt’Gestion vous propose de la gestion administrative, comptable et commerciale pour vous accompagner encore d’avantage dans votre quotidien.

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Août 23 2023
L’externalisation de votre permanence téléphonique

Tout d’abord, la permanence téléphonique est une réelle solution si vous n’avez plus le temps de gérer vos appels et de tenir votre agenda.
Sans oublier qu’une gestion téléphonique efficace, est une preuve de bonne organisation interne. Il est essentiel de soigner l’accueil d’une entreprise, quelles que soient sa taille et son secteur d’activité.
Solyt’Gestion gérera pour vous ces différentes tâches avec professionnalisme, sourire et selon vos consignes.

Standard externalisée SolytGestion

Qu’est ce que que la permanence téléphonique ?

En effet, la gestion des appels permet à une société d’être joignable.
Vos clients doivent pouvoir vous joindre à tout moment de la journée sans que cela ne vous empêche de passer des appels et de travailler.

De nos jours, aucune société ne peut se permettre de perdre un appel. Cela peut nuire d’une part à sa bonne santé financière, mais aussi d’autre part à son image.

Le standard véhicule l’image de l’entreprise. D’où l’importance de le confier à des professionnels, qui répondront rapidement et sauront conseiller les appelants. Sans oublier de leur donner des réponses à leurs questions et les orienter, si besoin est, vers le bon service.

Selon vos besoins, Solyt’Gestion se charge de :

  • renseigner les appelants
  • les accueillir au téléphone
  • transférer les appels
  • gérer les agendas, la prise de messages

Fonctionnement de la permanence téléphonique

Pour vous libérer de la gestion téléphonique et ainsi utiliser votre temps plus productivement, vous n’avez qu’à transférer vos appels sur un numéro qui vous est dédié.
Ainsi, vos clients, patients, prospects… pourront être redirigé vers votre télésecrétaire.
Celle-ci assurera votre permanence téléphonique avec un professionnalisme assuré.
Mais également avec le respect de vos consignes, afin de personnaliser l’accueil de votre entreprise.
Vous pourrez également avoir accès à n’importe quel moment à votre agenda depuis n’importe quel poste muni d’une simple connexion à internet.

Quels sont les avantages ?

Plus besoin d’être au bureau pour gérer votre permanence téléphonique.
Plus de perte de temps à faire du commercial, à donner des renseignements.
Votre télésecrétaire les gérera pour vous.
Solyt’Gestion, sera à votre service afin de vous proposer des solutions idéales pour votre permanence téléphonique externalisée.

Laetitia OLIVIER – Assistante administrative, comptable et commerciale de Solyt’Gestion.

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Août 22 2023
L’assistante externalisée – La gestion administrative

Pour commencer, la secrétaire indépendante en gestion administrative s’occupe de toutes les tâches administratives de votre société.

Alors pourquoi ne pas vous libérez de c’est tâches récurrentes pour une heure, pour un jour ou pour une semaine.
Utilisez ce gain de temps pour développer votre activité.

Aussi, avec plus de 15 années d’expérience dans divers domaines du secrétariat, Solyt’Gestion vous assure un travail de qualité professionnel.

La secrétaire indépendante - Solyt'Gestion

Qu'est-ce qu'une secrétaire indépendante ?

Une secrétaire externalisée exerce son activité à son compte

Ainsi, vous confiez à un prestataire externe des missions qui pourraient être exécutées en interne par une secrétaire salariée. C’est à dire que vous externalisez ou sous-traitez des missions de secrétariat.

Pour ce faire, l’assistante indépendante est liée à ses clients par un contrat de prestation.

Pour plus de simplicité, ce contrat peut également se formaliser par la signature d’un devis assortis de conditions générales de prestations.

Celle-ci peut exercer soit à distance, soit chez ses clients, de façon ponctuelle (remplacement de courte durée, besoin régulier de faible volume horaire) ou plus régulièrement.

Ces missions

Aussi, la secrétaire externalisée est la solution, demandez votre devis dès maintenant.

En effet, ne vous laissez pas déborder par la charge de travail que représentent les tâches administratives au sein d’une société.

De plus, les fonctions d’une assistante étant nombreuses et variés, en voici quelques-une :

  • Rédaction de courriers, relecture et corrections, mise en forme
  • Conception et mise à jour de base de données
  • Assistance administrative et commerciale (Suivi des dossiers et des relations clients)
  • Assistance de gestion (Tableaux de bord)
  • Facturation et relances de paiement
  • Assistance comptable diverses (Tva, Suivi Impayés, Rapprochement bancaire…)

Faite place à la simplicité en faisant appel à une secrétaire indépendante

Pour ce faire, vous communiquez simplement les documents et données nécessaires aux prestations souhaitées à votre assistante externe, et elle s’occupe de tout.

Laetitia OLIVIER – Assistante administrative, comptable et commerciale.

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Août 21 2023
L’assistante externalisée – Une alliée dans votre quotidien

Pour commencer, le secrétariat externalisé, offre les mêmes services qu’une secrétaire classique, à savoir :

  • établissement et suivi des devis et factures
  • relance des impayés
  • rédaction de courriers
  • réalisation et suivi de bases de données
  • organisation de déplacements
  • gestion des rendez-vous
  • gestion des dossiers
  • création de flyers commerciales et autres supports de communication…
Secrétariat externalisé

Pourquoi faire appel au secrétariat externalisé

Ensuite, voici les raisons pour lesquelles vous devriez faire appel à une assistante indépendante  :

  • Manque de compétences ou de temps pour gérer certaines tâches du quotidien qui ne sont pas le cœur de métier ;
  • Absence de moyens financiers ou de volume de travail suffisants pour embaucher un salarié, ou ne souhaite tout simplement pas recruter et s’encombrer des démarches et formalités qui incombent à l’employeur de main-d’œuvre ;
  • Faire face à un surcroît temporaire d’activité ou palier au remplacement d’un salarié absent.

Quels sont les avantages ?

En effet, les services de secrétariat externalisé permettent de répondre à vos besoins tout en offrant certains avantages, en termes de gains financiers notamment.

D’une part, le prestataire intervient à la demande du client avec son propre matériel informatique.

D’autre part, le client évite par ce moyen toutes les formalités liées à l’embauche d’un salarié ou d’un intérimaire.

Enfin, étant elle-même entrepreneur et essentiellement seule, la secrétaire indépendante connaît les difficultés des petites structures et est ainsi au plus près des problématiques et des attentes de leurs dirigeants.

N'attendez plus et déléguez

En conclusion, vous sentez que vous n’avez plus assez de temps dans une journée pour effectuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de votre société ? Vous êtes sans arrêt à la recherche de vos dossiers, documents… ? Les tâches s’accumulent, vous ne savez plus où donner de la tête ?

Il est peut-être temps de déléguer vos missions à une assistante de Solyt’Gestion pour vous concentrer sur l’essentiel.

En effet, Solyt’Gestion est une micro-entreprise de secrétariat externalisé qui met un point d’honneur au respect :

  • De la confidentialité et de la sécurité de vos données
  • Des délais
  • Du traitement des prestations selon vos consignes

Enfin, ma priorité est de vous assister au mieux, c’est mon métier, afin que vous puissiez vous recentrer sur votre cœur de métier.

Laetitia OLIVIER – Assistante administrative, comptable et commerciale de Solyt’Gestion.

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